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さまざまな面白いおもちゃを持つことは、かつて多くの人々の子供時代の夢でした。

しかし、インターネットとデジタル技術の急速な発展に伴い、従来の玩具小売業界はオンラインショッピングと電子製品の二重影響に苦しんでおり、継続的な低迷に陥っています。

販売実績の低下、市场占有率が受けた大きな打撃により、一部の大手伝統的玩具小売業者は、デジタル技術を利用して、コストを節約し、運用効率を向上させるために積極的に変革を求め始めています。グローバル玩具小売業者aもその中の一員です。

a会社は1977年に設立され、英国ノーサンプトンにある本社は、独立系玩具小売業者で、専門玩具小売購入グループの協会でもあります。英国、アイルランド、マルタなどの地域に250以上の独立した玩具小売店があり、これらの店は玩具小売市場の重要な部分であります。

業務の問題点

近年、a会社のメンバーに参加する独立した玩具小売業者がどんどん多くなり、完全な独立性を維持しながら、全国的なマーケティングネットワークによってもたらされるメリットを享受しています。そのため、a会社は多くの加盟店にとって「中央請求書プロセッサ」となっています。

「新しい店舗が調達グループに参加すると、サプライヤからすべての請求書を収集し、これらすべての取引を集中的に処理します。毎年4000万ポンドを超える取引を手動で処理するのは効率が非常に低いです。」

——a会社のシステム管理者

元のプロセスによると、a会社は数百の加盟店にそれぞれ個別のファイルキャビネットを準備し、週に2回請求書を郵送しなければならなくて、コストが非常に高かったです。請求書の受領時間は不確定であり、月の上旬は非常に穏やかですが、月末に近づくと大量な請求書が作成されます。

また、紙資料が多いため、会員情報を評価するためにデータ情報を収集することができなくて、長期的な購入および販売の傾向を調査することも難しくなります。

新しいeu法の実行により、輸入品と輸出品に関する申告する品目が多くなりました。これは、a社が加盟店の請求書からすべての詳細を取得する必要があることを意味します。したがって、大量な請求書を手動で処理することは、グループの財務管理にとって大きな問題となっています。

「自動化によって我々の仕事が楽になることができるのを分かっています。手動処理は効率が低くて、それに新しい業界規制によってもたらされる問題も、我々にrpaを利用してサプライヤの請求書を自動的に処理する行動を取るよう促しています。」

解決策

a会社は、サプライヤの請求書を集中的に処理する解決策としてrpaを導入しました。

「請求書をより迅速に受け取り、処理できるように、今、すべてのサプライヤは、ウェブベースのアプリケーションにアクセスして電子請求書を送信できるようになりました。rpaは、請求書の詳細を自動的に記録し、取引を自動的に処理し、関連データを保存してコンプライアンスリスクを軽減することができます。」

rpaを通じて、a会社は、加盟店および従業員のパフォーマンスデータに集中的にアクセスし、より詳細な情報を取得し、グループ内の業務モデルをより深く研究することができます。

実施効果

rpaを導入することにより、a社は毎年30,000件以上の請求書を処理し、紙の請求書を追跡する必要なく、郵便料金だけで約12,000ポンドを節約できました。これまですべての請求書を処理するためには、38人の従業員が必要だったが、現在わずか17人で処理できるようになり、人件費が大幅に削減されました。

また、rpaは業務プロセスを最適化し、a会社の加盟店と業務を促進した上に、グループ内の従業員による業務管理をより易しくさせました。その分、従業員がより価値のある仕事に時間を割けるようになりました。

「rpaはグループに変革をもたらした重要なビジネスドライバーです。これにより、サプライヤーの請求書をより簡単かつ効率的に処理できるようになり、我々の加盟店により大きな利益をもたらせるようになります。」