联想集团 it 如何应用 rpa 为人力账号管理以及销售订单团队实现减负增效?
联想集团(下称联想)是一家成立于中国、业务遍及 180 个市场的全球化科技公司。联想聚焦全球化发展,树立了行业领先的多元博天堂网页版的文化和运营模式典范,服务全球超过 10 亿用户。作为值得信赖的全球科技企业领导者,联想助力客户,把握明日科技,变革今日世界。联想作为全球领先 ict 科技企业,秉承“智能,为每一个可能”的品牌愿景,为用户与全行业提供整合了应用、服务和最佳体验的智能终端,以及强大的云基础设施与行业智能博天堂登陆的解决方案。
而面对新一轮的智能化变革的产业升级契机,作为全球领先的 ict 科技企业,联想集团于 2019 财年提出智能化变革战略。集团主要对内提供服务的 it 部门也同样面临如何实现数字化转型的全新挑战。
人力账号管理
联想集团的 it 部门负责收集和落实整个集团内部的各类信息化需求,其下的 it command center 团队工作职责之一,则是负责集团近四万名员工、总计六万余各类账号管理工作,这些账号涉到一百多个下游应用系统的交互。
虽然员工入离职以及普通信息变更等账号运维流程,已经实现高度自动化管理,但是涉及员工职级或职责的变化,由于关联到账号某些特殊信息变更,这部分信息暂时无法通过自动链路进行传递。目前是通过邮件进行传递,随后由 it command center 团队专人操作,完成变更,新的人员信息才会同步出现在人力、oa、crm 等相关系统内。
在实际操作中,需要一个工作人员值守邮箱,看到邮件后,打开邮件,摘录信息,复制粘贴到专用的表格,整理好后,打开一个或多个系统,去根据信息进行勾选、翻页、配置,再进行一些细微的调校。长久以来,该项工作繁琐、没有太多创造性,使得员工可能缺乏自身的成长,同时也可能会有响应不及时、人为失误的情况存在。
为了准确高效地完成工作,同时尽量减少重复劳动对员工和组织绩效所带来的负面影响,联想 it command center 团队选择通过来也科技 rpa 技术,在不对企业现有信息系统做任何改动的前提下,进行自动化部署。不仅大幅降低了员工的工作强度,还显著减少了各种人为错误的出现几率,从而显著提高了部门的运营效率。
针对以往需要投入人力重复进行的工作,rpa 软件机器人实现了在完全无人值守的情况下,自动运行,并在任务结束后发送邮件通知“主人”。其中包括:
01
根据 hr 发送的外包转正人员信息,进行账号及相应的转正操作
02
获取 rehire 激活码邮件,并做信息的统计
03
每日 ad 账号(active directory,域账号)禁用检查
04
自动化记录日常创建单号相关的单据
05
分析创建和禁用账号的 sla(service-level agreement,服务等级协议)及其原因的月报
....
更多业务方需求
销售订单管理
除了 it command center 团队自己使用 rpa 产品外,还将 rpa 技术进一步推广到集团的其他职能部门,陆续开始尝试。其中负责日本区域销售订单统计工作的 order fulfillment 业务团队,便率先提出了需求,开启小步尝试。
联想 it command center 团队通过需求诊断、梳理流程,在几周时间里为其开发设计了针对性的 rpa 程序,封装为可执行程序后,order fulfillment 业务团队的工作人员,只需点击这一程序,随后就能够由 rpa 机器人自动的完成一系列工作。
销售日报发送:
由 rpa 软件机器人自动给日本销售发送日报,机器人会自动在 ecc 系统中自动提取 yamada 客户订单,进行数据筛选及匹配,以便客户和销售经理清楚地知道自己订单的状况,并方便安排出货。单个流程每个工作日自动运行 3 次,可为业务团队节省 26.25 人天/年。
退货申请处理:
由机器人进行两种不同类型的退货申请处理,并根据退货申请完成 return order,并自动回传至 d365 系统。物流团队可以根据 return order的信息安排取货,仅该流程便为业务团队节省了 63 人天/年。
客户发票上传:
由软件机器人根据 ecc 系统中的 report 查出哪些客户需要进行发票上传,并针对不同客户的特定发票上传路径及流程进行自动化上传,以便客户及时收到 invoice,此单个流程为日本及香港业务团队节省了 22.5 人天/年。
“不仅是授人以鱼,更是授人以渔。在来也科技的 rpa 项目部署中,我们不仅实现了效率的增长以及员工满意度的提升,更能够通过来也科技提供的培训和客户成功服务,来更好的实现自主 rpa 流程开发与运维。
在 it 运维中,rpa 的平台以及技术也被纳入到智能化的生态系统中,争取利用 rpa 平台及其技术和其他智能化产品形成互联互通,打出组合拳,释放出 1 1>2 的力量,以便更好地赋能业务,实现智能化愿景。”
——联想 it command center 团队